в чем основное отличие знаний от умений секретаря

Пример резюме секретаря

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью — это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

Должностные обязанности секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

ЛЕКЦИЯ 16

• поручение — лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

В чем основное отличие знаний от умений секретаря

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству. Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда секретарь сам разрабатывает этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию он будет опираться в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция помогает секретарю оградить себя от выполнения не свойственных ему функций. Условно работу любого секретаря можно разделить на две части: работа с документами (информационно-документационное обслуживание); работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т.д.

Читайте также:  Квартиру Приобрели В 2020 Г Продаем В 2020 Году

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть на виду.

Деловые и личные качества секретаря

2) Работа со средствами связи.Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руковолителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случе их неиспроавности.

5). Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя а также обеспечение испpавности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это обеспечение pуководителя всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями.

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.

Образование секретаря руководителя должно быть таким же, как и образование обычного секретаря. Но несмотря на это, размер заработной платы сотрудников, занимающих указанные должности, может значительно отличаться. Причем объясняется это не только наличием необходимого опыта работы, но и должностными обязанностями.

Образование, стаж, занимаемые должности на прошлых постах — обязательные части CV. Хорошее резюме недопустимо составлять без описания важнейших умений специалиста. Описать эти умения нужно так, чтоб у потенциального начальника появилось непреодолимое желание нанять на работу не кого-то, а именно Вас.

В разделе «Профессиональные навыки» необходимо указать основные умения, полученные на прошлом рабочем месте либо в вузе. Здесь же вы можете указать свои достижения. Раздел должен раскрыть вас как специалиста. Иначе говоря этот раздел должен описывать вашу «Квалификацию».

Секретарь судебного заседания: права и обязанности

Именно к последней группе лиц, помимо экспертов и других специалистов, относится секретарь судебного заседания. Его работа не так проста, как это кажется на первый взгляд. Многие по привычке считают, что секретарь – это тот, кто отвечает на телефонные звонки, ведет деловую переписку и занимается проблемами канцелярии. В данном случае у работника этой профессии совершенно иные задачи. По сути, он является помощником судьи.

Вдобавок ко всему, такая профессия предусматривает определенную психологическую подготовку работника. Ведь во время заседания рассматриваются самые разные случаи, среди которых нередко всплывают ужасные факты насилия и вопиющей несправедливости. Секретарь в это время должен сохранять выдержку и самообладание. В противном случае эмоции могут помешать выполнению прямых обязанностей.

Читайте также:  Мигранты в москве 2020

Должностная инструкция секретаря

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

— Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Умение секретаря общаться по телефону

Правда, следует иметь в виду, что даже признавая культурные различия как реально действующий фактор в деловом общении нельзя утверждать, что каждый представитель конкретной культурной группы, в каждом конкретном случае ведет себя строго хрестоматийно, по учебнику и поэтому полностью предсказуем. Необходимо помнить и о том, что в сравнении культур не бывает «лучше» и «хуже», а бывает «иначе», не всегда привычно. Знание правил поведения, обусловленных культурными традициями, в том числе и секретарем, имеет огромное значение для бизнеса. Оно позволяет избежать многих предсказуемых недоразумений и ненужных трений.

2 место: Секретарь должен уметь делать все и за все отвечать. В романе Успенского и Лазарчука есть персонаж – женщина-секретарь старой закалки, при которой делопроизводство пришло в совершенный порядок, бухгалтерия «устаканилась», в каждой комнате появились огнетушители, аптечки, а в ванной

В чем основное отличие знаний от умений секретаря

Если выше, в самой читаемой зоне, мы писали о ваших ключевых жизненных достижениях, куда могло попасть любое событие из вашей жизни, то в данном разделе мы пишем о достижениях на конкретном месте работы. Можете написать статью так как хочется вам. Не менее справедливо и желание работодателя получить опытного сотрудника, способного оперативно принимать решения при возникновении внештатных ситуаций. Если это важная информация, которая выделяет вас на фоне конкурентов, то лучше сказать об этом раньше, а в низ отправить самую скучную и не интересную информацию. Каждому из нас рано или поздно приходится составлять резюме. Почему нужно поменять браузер IE6 на другой? Например, сейчас активно развивается продвижение оффлайновых магазинов через интернет.

Правильно составленное резюме для студента становится для него визитной карточкой и инструментом, открывающим дорогу к получению работы. Возможность скачать образец для заполнения позволяет увеличить шансы на успешный поиск работодателей.

Разница между офис-менеджером и секретарем

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.

Читайте также:  Оформление Ветеран Труда По Стажу В Кемеровской Области

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.

Функции секретаря руководителя

Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Тема 3

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Какие должностные обязанности у секретаря руководителя

Согласно должностных инструкций, секретарь руководителя обязан разбираться в делопроизводстве, иметь навыки работы на компьютере на уровне уверенного пользователя, должен владеть деловым языком.Кроме того, его образование должно быть не ниже, чем среднее профессиональное. Это те основные требования, которые должны предъявлять на предприятии к соискателям места на должность секретаря руководителя.

У нас в городе все стандартно в этом плане. Прием и отправка писем, отвечать на звонки, организовывать прием посетителей, уметь быстро печатать и хорошо владеть ПК. Никаких иностранных языков не надо, даже русским-то не все здесь хорошо владеют. Чаи-кофе тоже не входят в обязанности. Кое-какое внимание уделяется внешности и возрасту, да и мужчин тоже в секретари не берут. Но очень сложно получить такую должность у нас. Желающих море.

Виктор Юрьевич
Блогер, юрист. Жилищный юрист - отвечаю на вопросы ЖКХ.
Оцените автора
Бесплатная Юридическая Помощь на LAWgrupp.ru