Время хранения оперативного журнала

Сроки хранения оперативных журналов в энергетике

Начальник смены каждого цеха (кроме цеха тепло­вой автоматики) и электростанции, диспетчеры энерго­системы, электро- и теплосети имеют оперативную схе­му или схему-макет обслуживаемого участка, которая наглядно представляет схему работающего оборудова­ния и позволяет принимать решения по его переключе­ниям; оперативная схема необходима при сдаче и при­емке смены.

/ / Вся система распределительных электросетей предприятий (организаций), начиная от вводных устройств и до конечного пункта потребления электроэнергии, должна быть документально оформлена, а срок ее жизнедеятельности, начиная от проекта и кончая заменой (ликвидацией, реконструкцией и т.п.), должен быть документально подтвержден.

Срок хранения оперативного журнала

Ведется в соответствии с требованиями Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей, на щитах управления или в диспетчерских пунктах при эксплуатации и оперативном управлении работой электроустановок. Оперативный журнал относится к документам строгой отчетности, должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного лица.

Главгосэнергонадзор России разъясняет: 1. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство предприятия цеха, участка и др. На лицевой стороне обложки журнала указываются название — «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала. Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного оперативно-ремонтного персонала. Заполненные журналы хранятся в течение 3-х лет со дня последней записи.

Оперативное хранение документов

В любой организации имеются самые разные бумаги по степени их ценности. Одни имеют большую хозяйственную или научную ценность, другие содержат информацию, которая необходима для решения конкретных задач, после чего они теряют свою значимость. Поэтому часть бумаг необходимо правильно систематизировать и хранить, а другие – просто уничтожать, согласно определенным правилам.

В любой организации в процессе деятельности скапливаются входящие документы. Они тоже имеют сроки хранения. Вообще под входящей корреспонденцией понимается вся документация, которая поступает на предприятие. Сроки хранения таких бумаг обуславливаются содержанием. Входящие документы рекомендуется хранить не менее трех лет. Однако более важные письма могут сохраняться более длительные сроки (например, более пяти лет). Длительность определяется степенью важности информации в бумагах. Поэтому при классификации таких документов необходимо учитывать именно важность информации. Так, например, письма от органов власти следует выделить в одну папку, а переписку с деловыми партнерами – в другую. Такие бумаги следует хранить не менее пяти лет.

О ведении оперативных переговоров и оперативной документации

• Распоряжения и разрешения оперативный персонал отдаёт непосредственно подчинённому оперативному персоналу, находящемуся на дежурстве (в смене), согласовывая свои действия с персоналом смежных энергообъектов, энергопредприятий в соответствии с действующими нормативными документами и положениями.
• Допускается передача распоряжения или разрешения оперативному персоналу энергообъекта, прямая связь с которым отсутствует, через оперативный персонал другого объекта, который обязан записать передаваемое распоряжение в свой оперативный журнал или штатное звукозаписывающее устройство, а затем передать его по назначению.
• Распоряжения вышестоящий оперативный персонал отдаёт на производство переключений или на изменение режима работы на оборудовании (объекте), находящемся в его оперативном управлении.
• Оперативные разрешения вышестоящий оперативный персонал отдаёт на производство переключений или на изменение режима работы на оборудовании (объекте), находящемся в его оперативном ведении.
• При производстве переключений, перед отдачей конкретного распоряжения вышестоящий оперативный персонал обязан:
• в общей форме, коротко объяснить цель своих действий;
• проинструктировать подчиненный персонал о порядке переключений;
• проинструктировать подчиненный персонал о способах ликвидации возможных аварийных ситуаций;
• установить необходимую последовательность операций в схеме электроустановки и цепях устройств РЗА, СДТУ с необходимой степенью детализации.
  • Исполнителю переключений должно быть одновременно выдано не более одного распоряжения на проведение оперативных переключений, которое содержит операции одного целевого назначения.
  • После отдачи конкретного распоряжения или разрешения вышестоящий оперативный персонал, не прерывая разговора, обязан:
• убедиться в том, что его распоряжение (разрешение) понято правильно (выслушать дословный повтор полученного распоряжения (разрешения) от подчиненного оперативного персонала);
• подтвердить это словами «Правильно, выполняйте», «Хорошо, делайте» — для оперативного распоряжения и «Разрешаю, выполняйте», «Можете делать», «Не возражаю, делайте» — для оперативного разрешения.
  • Оперативный персонал, получивший распоряжение или разрешение на производство переключений, обязан:
• дословно повторить распоряжение (разрешение) и получить подтверждение о том, что распоряжение (разрешение) им понято правильно;
• записать распоряжение в оперативный журнал, если распоряжение получено на рабочем месте;
• по схеме проверить последовательность выполнения операций и приступить к выполнению распоряжения.
  • Оперативные распоряжения отдаются в повелительной, форме, кратко, четко:
• «Включите …», «Отключите …», «Выведите …», «Повторите . », «Правильно, выполняйте» и т. д.

• На ДП ЭС допускается в тексте и на поля оперативного журнала, напротив записи об установке (снятии) заземлений и др., наносить специальные символы, штампы. Внешний вид указанных символов и штампов, а также порядок их использования должен быть оговорен в местной инструкции по ведению оперативного журнала.
• На ПС и ДП РЭС при сдаче смены в записи сдающего перечисляется количество установленных заземлений с указанием номеров и номер очередного чистого бланка переключений. Если какие-либо переносные заземления отсутствуют (находятся в ремонте), то при сдаче смены в записи о заземлениях об этом должно быть упомянуто.
• Уход с дежурства без оформления сдачи смены в оперативном журнале запрещается.

Сроки хранения оперативного журнала в электроустановках

Работа может быть возобновлена только после того, как провентилируется помещение и анализы воздушной среды, проведенные специально обученным персоналом, будут в пределах нормы. В целях быстрейшей ликвидации аварии при отсутствии в данный момент на предприятии лиц, имеющих право выдачи наряда, допускается выдача его работниками из числа оперативного персонала, имеющими квалификационную группу не ниже IV. Предоставление оперативному персоналу права выдачи нарядов должно быть оформлено письменным указанием руководителя предприятия.

Мне просто нужна более чёткая последовательность, в плоть до того в какие моменты и с кем производится согласование и что из этого следует. Требуйте у вашего энергетика. Обязанность ответственного за электрохозяйство постоянно следить и повышать теоретические и практические навыки подчиненного оперативного персонала. Инспектор энергонадзора требует вести оперативный журнал, предприятие не большое, из электротехнического персонала только электромонтер оперативный и 2 дежурных электрослесаря оперативно-дежурный электрик и слесарь работа электрослесарей заключается в обеспечении бесперебойной работы оборудования, как электрической части так и слесарной.

Время хранения оперативного журнала

От знания и умения пользоваться НТД и ведомственными указаниями, инструкциями и рекомендациями, от их состояния, оформления, хранения и учета при том, что они постоянно находятся в обращении, во многом зависит успешное решение проблем в электроэнергетике предприятий (организаций).

Все инструкции, указанные на схеме (пп. 27 — 34) разрабатываются с учетом видов выполняемых работ (работы по оперативным переключениям в ЭУ, верхолазные работы, работы на высоте, монтажные, наладочные и ремонтные работы, проведение испытаний и измерений и т.д.).

Время хранения оперативного журнала

Количество и местонахождение журналов дефектов и неполадок то же, что и для оперативных журналов. Жур­нал дефектов и неполадок в работе контрольно-измери­тельных приборов и тепловой автоматики может быть ис­пользован при сборе информации о надежности аппара­туры и автоматики, а также для уточнения данных по нор­мированию отдельных ремонтных работ.

Оперативная документация необходима для контроля за надежной и экономичной работой оборудования, а так же для контроля за правильностью действий персонала Перечень оперативной документации по каждому рабоче­му месту утверждается техническим руководителем электростанции, сетевого предприятия; по рабочим местам ОДУ и СО-ЦДУ ЕЭС – главным диспетчером ОДУ и СО-ЦДУ ЕЭС. В таблице 1.1 перечислен минимальный объем оперативной документации, позволяющей руково­дителям энергопредприятий и энергосистем следить за нормальной работой оборудования и своевременно при­нимать необходимые решения по его эксплуатации и ре­монту.

О ведении оперативного журнала

В связи с обращением различных организаций по ведению оперативного журнала на щитах управления или диспетчерских пунктах при эксплуатации и оперативном управлении работой электроустановок в соответствии с требованиями п.п.1.5.26; 1.5.27; 1.8.13 ПЭЭП (5 изд.) и п.п.Б.2.1.6; Б.2.2.5; Б.2.2.66; Б.2.2.70; Б.2.3.54 ПТБ при эксплуатации электроустановок потребителей (4 изд.) Главгосэнергонадзор России

разъясняет:

5. При записях в оперативном журнале рекомендуется соблюдать следующие правила:

записи ведутся в хронологическом порядке только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить: «Пропущенная запись»;

запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются «зигзагом»;

разрешается пользоваться допускаемыми сокращениями слов, указанными в Приложении 2;

в записи о наложении переносных защитных заземлений (З/З), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова «уст.З/З N. » и «вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР»;

в записи о снятии З/З или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова «снято З/З N. » и «отключены ЗН» и одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземления или включения ЗН.

Оперативный журнал

Переговоры должны быть четкими и ясными. Не допускается во время переговоров употребление сокращенных обозначений оборудования и названий оперативных действий, так как при разговоре по телефону сокращения слов могут быть искажены и неправильно поняты. Однако
при записях в оперативном журнале, наоборот, желательны сокращения текста за счет принятых в энергосистемах сокращений наименований оборудования и названий оперативных действий.
Приведем лишь некоторые из них:
ДД — дежурный диспетчер энергосистемы;
ДД РЭС — дежурный диспетчер района электросетей;
Д ПС — дежурный подстанции (с указанием ее номера);
Д ОВБ — дежурный оперативно-выездной бригады;
Вкл. — включить (включен), Откл.— отключить (откдючен), коммутационный аппарат, устройство релейной защиты и автоматики (с указанием аппарата, электрической цепи, к которой он принадлежит, устройства релейной защиты и автоматики);
Т, AT — трансформатор, автотрансформатор (с указанием номера);
АРКТ — автомат регулирования коэффициента трансформации;
В — выключатель (с указанием присоединения) ;
ШР — шинные разъединители (с указанием присоединения и принадлежности к системе шин);
ЛР — линейные разъединители (с указанием присоединения);
ШСВ — шиносоединительный выключатель;
ОВ — обходной выключатель;
СВ — секционный выключатель (с указанием секций шин);
ОСШ — обходная система шин;
СШ — система шин (с указанием римскими цифрами номера, например I СШ);
секц. — секция шин (с указанием арабскими цифрами номера, например 2-я секц.);
ДФЗ — дифференциально-фазная защита (с указанием защищаемой линии);
ДЗШ — дифференциальная защита шин (обычно с указанием класса напряжения РУ);
УРОВ — устройство резервирования при отказе выключателей (обычно с указанием класса напряжения РУ);
АПВ — устройство автоматического повторного включения (с указанием наименования линии).

В нем оформляется приемка и сдача смен, коротко записываются сведения об отклонениях от нормальной схемы подстанции и нормального режима работы оборудования, распоряжения и переговоры о переключениях, а также сообщения о выполнении переключений, замечания о техническом состоянии оборудования, ведется учет наложения и снятия защитных заземлений, а также учет переносных заземлений, находящихся в местах хранения. В нем фиксируются время автоматических отключений оборудования и данные о срабатывании устройств релейной защиты и автоматики.

Срок хранения журналов инструктажей по охране труда

Вводные обучающие мероприятия по пожарной безопасности проводятся со всеми принимаемыми на работу сотрудниками. Данное обучение проводится со всеми без исключения. На характер и порядок проведения занятий не влияют ни должность, ни условия труда, ни характер работы — сезонная, командированная или временная.

Следующий этап заполнения журнала — внесение данных о сотрудниках, осуществляющих регистрацию проведенных занятий. Как правило, данную процедуру производит инструктор по пожарной безопасности, если данная позиция предусмотрена штатным расписанием компании, в противном случае данные об ответственных сотрудниках вносит либо руководитель предприятия, либо сотрудник службы охраны труды, которому это будет поручено. Законодательство не содержит четких инструкций по этом поводу. Как правило, в небольших организациях журнал учета инструктажей ведет сам руководитель или его заместитель.

Оперативное хранение документов

Требования к оформлению кадровых документов, классифицируемых как «первичные учетные документы», отдельно трудовым законодательством не установлены, поэтому работодателю следует руководствоваться требованиями к оформлению и хранению первичной бухгалтерской документации, установленными Федеральным законом от 06.12.2022г. №402-ФЗ («О бухгалтерском учете»).

Исполненные документы формируются в дела, которые надлежит хранить по месту формирования с момента заведения до передачи в архив организации. Дела формируются в соответствии с принятой в организации номенклатурной спецификой. Номенклатура дел — базовый регламент учета и описи документов, поэтому она должна охватывать все виды документов, создаваемых в процессе функционирования организации. При разработке и утверждении номенклатуры дел следует руководствоваться:

Оперативный журнал

Рекомендуется соблюдать следующие правила:
Записи ведутся в хронологическом порядке только чернилами или пастой (синего, фиолетового, черного цвета) и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись.
При обнаружении пропущенной записи: она выполняется на свободном месте, ставится время, когда произошло фиксируемое событие.
Перед записью следует пометить: «Пропущенная запись».
Запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются «зигзагом». Разрешается пользоваться допускаемыми сокращениями слов. В записи о наложении переносных защитных заземлений (З/З), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова «уст. З/З . » и «вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР». В записи о снятии З/З или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова «снято З/З . » и «отключены ЗН». Одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземления или включении ЗН.
Рекомендации Главгосэнергонадзора России по ведению оперативного журнала (Письмо № 42-6/35-ЭТ от 9.11.95 г.)

Ведение оперативного журнала на щитах управления или диспетчерских пунктах при эксплуатации и оперативном управлении работой электроустановок ведется в соответствии с требованиями пп. 1.5.26; 1.5.27; 1.8.13 ПЭЭП и Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок, ведение оперативного журнала обязательно также согласно Приложения 24 к ПБ 03-428-02. Правила безопасности при строительстве подземных сооружений, п. 2. 1РД 153-34.1-35.521-00 Методические указания. Состав и ведение эксплуатационной документации в цехах АСУ ТП (ТАИ) тепловых электростанций
1. Оперативный журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство предприятия (цеха, участка и др.) или его заместителя.
На лицевой стороне обложки журнала указываются название «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала.
2. Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала. Заполненные журналы хранятся в течение 3 лет со дня последней записи.
3. Ответственность за правильность и достоверность записей несет персонал, сделавший запись в оперативном журнале.
В первой графе «Дата и время» ставятся дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее — конца смены. Далее (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.).
Во второй графе «Содержание сообщений. » записываются должность и фамилия лица, с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным персоналом (начальником смены, дежурным диспетчером, дежурным электромонтером) или оперативно-ремонтным персоналом.
В третьей графе «Визы, замечания» не реже двух раз в месяц делаются отметки о правильности ведения журнала ответственным лицом за электрохозяйство (его заместителем) или начальником электроцеха (его заместителем).
4. При записях в оперативном журнале рекомендуется соблюдать следующие правила:
записи ведутся в хронологическом порядке только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить «Пропущенная запись»;
запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются «зигзагом»;
разрешается пользоваться допускаемыми сокращениями слов, указанными в
Приложении; а в записи о наложении переносных защитных заземлений (З/З), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова «уст. З/З . » и «вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР»;
в записи о снятии З/З или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова «снято З/З . » и «отключены ЗН» и одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземления или включении ЗН.
5. При сдаче смены (во второй графе) указываются состояние схемы электроснабжения и электрооборудования предприятия, сведения о наличии документации, инструмента и защитных средств, а также суммарное количество заземлений, установленных в электроустановках, сданных ключей от помещений электроустановок и ставится подпись сдавшего смену. Принявший смену расписывается под подписью сдавшего смену о ее принятии с указанием времени.

Время хранения оперативного журнала

При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2, 3, 9 и 10); при работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда).

При работах по распоряжению в графе 8 Журнала учета работ по нарядам и распоряжениям проведение целевых инструктажей регистрируется подписями работников, проводивших целевые инструктажи, и работников, их получивших. Если инструктаж проводится с использованием средств связи, проведение и получение инструктажа фиксируется в двух Журналах учета работ по нарядам и распоряжениям — в журнале работника, отдавшего распоряжение, и в журнале работников, получивших инструктаж, с подтверждающими подписями в обоих журналах.

Порядок ведения оперативного журнала

— все записи должны заноситься в оперативный журнал подробно по мере поступления информации, в строгой хронологической последовательности и выполняться четко, разборчиво, без исправлений, помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить: «Пропущенная запись»;

В оперативном журнале в хронологическом порядке производятся записи обо всех оперативных переговорах по выполнению переключений, допуску к работе на ВЛ (допуску на оборудование ПС – в оперативном журнале ПС), о чрезвычайных ситуациях, нарушения нормального режима работы оборудования, дефектах, пожарах и несчастных случаях на производстве.

Оперативный журнал (рекомендуемая форма)

1. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство предприятий (цеха, участка и др.) или его заместителя.

4. Во второй графе «Содержание сообщений. » записывается должность, фамилия лица, с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, указаний, полученных или отданных оперативным персоналом (начальником смены, дежурным диспетчером, дежурным электромонтером и др.) или оперативно-ремонтным персоналом, оформление допуска и окончания работ по нарядам и распоряжениям, выполнение работ в порядке текущей эксплуатации.