Можно ли скреплять степлером документы
Прошивать или нет? Вооружившись гарантом, консультантом и, разумеется, интернетом, я отправилась покорять мир правил делопроизводства и архивирования документов. И вот что получилось. Вообще прошивка документов — это способ упорядочить бумаги. К сожалению, на сегодняшний день нет единого стандарта прошивки шнуровки документов, но существуют общие требования, разработанные в различных инстанциях. К таким относится:. Итак, мы выяснили, что на сегодняшний день, при подаче документов в регистрирующий орган, право прошивать их или нет — остается за вами, но помните, что до тех пор, пока Федеральная налоговая служба не издаст очередной приказ или распоряжение, прямо предусматривающий запрет на данное действие, не ленитесь сшивать документы с помощью прошивочной иглы или хотя бы просто скреплять степлером, тем самым, исключая возможность их смешивания и не нарушая общих правил делопроизводства.
В том-то и был сакральный смысл этого действа. Даже на серьезное нарушение похоже, если в этом смысле. Перед налоговой за достоверность документов отвечает заявитель ныне — один из заявителей, который подает документы. Он раньше прошивал документы, теперь не прошивает. Налоговая не проверяет достоверность оригиналов, доверяя заявителю. Его же выбрали другие учредители на подачу, вот они и несут ответственность за достоверность. Нотариус всегда сшивает все заверяемые им документы.
Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).
Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы. Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.
Как по правилам скреплять документы степлером
Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео. Нужно ли при подаче иска его прошивать? Так же прилагаемые к иску документы прошиваются или можно скрепить степлером? Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. И многие бухгалтеры скрепляют листы отчетности степлером.
Единых для всех правил для прошивки документов нет, однако помочь в этом вопросе может изучение Методических рекомендаций по делопроизводству, утвержденных приказом Росархива от Может показаться, что сшивать документы достаточно просто, однако если не подходить к этому процессу ответственно, можно получить все отправленные документы в архив или налоговую обратно, работу придется полностью переделывать.
Делопроизводство: как правильно прошить (сшить) документы
Указом законодательной палаты сшивка документов была отменена, а новых указаний по этому поводу не последовало. Сейчас точно не сказано, как правильно прошить документы. Далеко не все владеют достоверной информацией о произошедшей смене и в настоящее время почти все фининспекторы постоянно вынуждены объяснять данную информацию.
К прошитым документам прикрепляется специальная бумага, на которой указывается количество пронумерованных листов, а так же ставиться подпись человека, который непосредственно зарегистрировал данные документы.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Недавно столкнулся с такой ситуацией: на работе нужно было подшить ряд журналов для диспетчеров, а интернета под рукой не было. А ведь полгода назад читал этот обзор. Не единожды пожалел, что не скопировал его тогда.
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Можно ли документы скреплять степлером
Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д. Зато есть требования ведомств, есть корпоративные правила… Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность, защитить от изменений, ну чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:
- Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
- На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
- На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.
Можно ли документы скреплять степлером
Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу:
Затем слева на листе, на расстоянии примерно в половину поля без текста, делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.
Сшивать иль не сшивать
25 сентября 2022 года ФНС опубликовала Письмо N СА-3-14/3512@, в котором было заявлено, что прошивать заявление на регистрацию фирмы по форме Р11001, а также учредительные документы отныне не обязательно. Более того, теперь инспектору проще работать с непрошитыми бумагами, поскольку для их обработки ему нужно осуществить сканирование, что в сшитом виде удобным не представляется.
Если решено действовать по старинке, важно понимать, что общего стандарта прошивки не существует, но некоторые вполне конкретные требования всё-таки есть: нужно пронумеровать листы; удалить скрепки и булавки; при необходимости — составить опись документов дела; заверить действия подписью и печатью на последней странице. И, конечно, важно перед шнуровкой всё ещё раз перепроверить.
Как прошивать документы
Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2022 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.
- Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
- Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;
- В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.
Руководство как прошивать и заверять документы
В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.
Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.
Можно ли прицеплять степлером или есть обязанность подшивать только ниткам
Подготовлены рабочей группой Росархива в составе:
В.А.Еремченко (руководитель),
Б.В.Альбрехт, В.Д.Банасюкевич, М.Л.Гавлин, И.Н.Киселев, А.С.Красавин, М.В.Ларин, Т.А.Мещерина, В.Ф.Привалов, И.А.Смогло, А.Н.Сокова, Н.М.Солобай, Л.А.Степанова
Основные правила работы архивов организаций
Росархив, ВНИИДАД. М., 2022. — 152 с.
У нас на всех работников предприятия ведутся личные дела, при приеме формируется личное дело и все документы в л/дело подшиваются нитками. При поступлении очередных документов при переводе и т.д. можно ли их прицеплять степлером или есть обязанность подшивать только нитками (для инф. при увольнении работника л/дело прошивается нитками)?
Я в шоке — договоы скрепляют степлером
вот и получается, что работа сделана, актов сдачи-приемки нет, документации, подтверждающей оплату работ нет.
договоров таких не масса, всего 3 с одним и тем же подрядчиком.
а для чего всё это спрашивал — полгода прошло, резальтат работ лезет по швам, в суд идти с чем? не знаю.
PS
Главное чтобы Ваш подрядчик не был на короткой ноге с другими черными подрядчиками — «снежный ком» покатиться если почувствуют безнаказанность если дело «сольете» (Вашему шефу еще подумать надо стоит ли игра свечь)
Варианты защиты бумажных документов от подмены
Вот какой вопрос. Озадачились тем, как бы на работе защитить бумажные документы от подмены. Прошивать каждый договор — долго, а так — получается, заменить листы — нет проблем, даже если каждый из них подписан сторонами. Ибо — да кто там будет вникать, подлинные или поддельные подписи стоят на промежуточных листах.
Зачем именно сшивать? Скрепляется степлером, потом на скрепку с одной стороны наклеивается бумажка, потом заверяется поперек бумажки печатью или подписью или и тем и другим.
Можно завести сотрудникам личные печати.
Как правильно сшивать документы нитками в ручную
Как вообще происходит прошивка? Вам понадобятся дырокол, нитка, наклейка для заверения, а также суровая нитка, лента, простая нитка или что-то подобное. Лучше всего использовать первый вариант – он достаточно прочен и не порвется. Наклейка для заверения представляет собой тонкую бумагу с напечатанным на ней текстом:
- Перед тем, как начать проставлять цифры, нужно вытащить все чистые листы из дела и отложить в сторону опись – она в нумерации не значится. Затем отсортируйте вложенные документы по датам или иным критериям, например, по странам или алфавиту. Тендеры являются исключением: для них фирмы сами указывают расположение.
- Далее вам потребуется простой карандаш. В простых листах нумерация проставляется в правом углу сверху; во вшитых картах, фотографиях, чертежах и прочем — наоборот, в левом верхнем углу на обороте. Листы большого формата проставляются сверху справа спереди. Даже если карта состоит из нескольких листов, склеенных в один, она является одним листом в документе. На ее обороте при этом пишут количество листов: «Лист № ххх – схема-склейка из ххх листов». Это относится и наглухо наклеенным на лист фотографиям, схемам и вырезкам: «На листе № ххх наклеено ххх вырезок и ххх фотографий согласно описи на обороте». Если подобные вставки приклеены только с одного угла, то они являются отдельными листами и нумеруются отдельно.
- Стоит сразу отметить особенности прошивки больших форматов: сверните лист до необходимого формата, приложите к документам и посмотрите, в каком месте будет проходить нить. Именно там вы и должны прошить его и нигде иначе.
- Если внутри дела присутствует документ с собственной нумерацией (брошюра, журналы, газеты), то ее можно оставить без изменения только в том случае, если номера совпадают с общими. В ином случае документ подлежит перенумерации с включением в общий список. Если в дело оказался вшит конверт с материалами, материалы нужно пронумеровать отдельно, на конверте поставить нужный номер и составить отдельную опись вложения. Отдельно нумеруют и тома или части одного дела.
- Если вы допустили ошибку при нумерации, нужно осторожно зачеркнуть цифры косой чертой и поставить рядом нужную цифру. При этом составляется новая заверительная надпись. Если ошибок слишком много, дело перенумеровывают, старую заверительную надпись зачеркивают и составляют новую. Если в дело добавляют новые листы, документ придется полностью перенумеровать. В исключительных случаях можно допустить использование букв взамен цифр: 1, 2, 2а, 2б, 3.
Можно ли скрепить степлером листы личная карточка т 2
В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко. На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.
Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.
Лист-заверитель размещается в конце тома.
Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме №Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.
