Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
Можно найти такой недостаток, который скорее будет расценен как достоинство. Например, я не могу отказать в помощи коллегам, даже если приходится жертвовать собственными интересами или подолгу задерживаться на рабочем месте.
Продумыванию мотивации желания работать именно в этой компании стоит уделить особое внимание. К ответу подготовьтесь заранее, узнайте как можно больше о сфере деятельности организации, подумайте, какие её плюсы нужно назвать в качестве привлекательных.
Вопросы для собеседования секретаря руководителя
Инициативность Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? Ответственность Как вы планируете свой рабочий день? Организованность Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко ли вы переключаетесь на другую работу?
Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Основные функции секретаря это : прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной офиса. Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк.
Всё о работе в Украине
— Старайтесь вести себя непринужденно. Хоть это и нелегко. Особенно, если Вы — начинающий специалист, а Ваш интервьюер — директор по персоналу или президент компании. Если, не смотря на все старания, у Вас не получается быть спокойными — просто скажите: «Извините, я немного волнуюсь». Интервьюер в таком случае может что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку, или хотя-бы поймет Вас.
— Ведите себя на интервью уверенно, но не высокомерно. Высокомерное поведение неприемлемо, это прямой путь к провалу. Кстати, высокомерие не только не подчёркивает уверенность, но и указывает на неуверенность, замаскированную таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным.
Вопросы для секретаря на собеседовании
Собеседование на должность секретаря часто проводится в несколько этапов. Первый этап — это собеседование с менеджером по персоналу. Кстати, первичное собеседование секретаря может проводиться не только лично, но и удалённо (по телефону). Затем Вы, скорее всего, будете беседоватья с директором по персоналу и потом — с президентом компании. Возможно и наоборот — сначала с непосредственным начальником (если это не директор и не президент), а потом — с директором по персоналу.
Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.
Собеседование секретаря: как выбрать лучшего помощника
Дополнительно проводите профессиональное тестирование. Проверяйте письменную речь, счетные навыки, знания ПК, иностранного языка, умения работать с ПО. Помните, что лучше показаться дотошным руководителем, чем потом вновь начинать подбор, так как предыдущий претендент вам не подошел.
Чтобы собеседование на должность секретаря прошло с максимальной отдачей, не превращайте общение с соискателем в «игру в одни ворота»: обязательно ознакомьте его с основной информацией о компании, должности, которую он хочет занять, и основных функциях секретаря в вашем офисе. Оставьте немного времени для ответов на вопросы кандидата (а если он действительно внимательный и ответственный человек, они у него наверняка возникнут).
Странные вопросы секретарю на собеседовании
Однако бывают и очень «странные» собеседования. Вопросы, которые менеджеры по персоналу задают на таких собеседованиях, можно назвать неэтичными, потому что касаются не профессиональных и не личностных качеств соискателя, необходимых в дальнейшей работе, а его интимной жизни.
Вопросы соискателю на собеседовании бывают двух типов: стандартные и нестандартные. К стандартным относятся вопросы об опыте работы и профессиональных навыках. Но бывает, что кадровик решает затронуть на собеседовании самые удивительные и неуместные темы, вроде личной жизни кандидата на должность секретаря, офис-менеджера, его намерении завести детей. Допустимы ли подобные вопросы на собеседованиях?
Вопросы по профессиональным требованиям для секретаря на собеседовании
Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.
Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.
Опросник для претендента на должность секретаря руководителя
Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Основные функции секретаря это : прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной (офиса). Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк. Это и нание этикета, этики, эстетики, культуры делового общения, соблюдение дрес-кода. Знание ПК, офисной оргтехники, ведение делопроизводства,
Среди личных качеств можно выделить наличиле организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность эмоциональная устойчивость внимательность, хорошая память неконфликтность,
Вопросы при собеседовании секретаря
Внимательно изучите резюме секретаря. Обратите внимание на предыдущие места работы, расспросите претендента о причинах ухода. Вежливый и сообразительный человек никогда не станет нелицеприятно отзываться о бывшем , «поливать грязью» коллектив или рассказывать о собственных промахах. Наиболее приемлемый ответ, который вы можете услышать – несоответствие ожиданий по вопросу заработной платы. Выделите ключевые слова в тексте резюме и в рассказе собеседника: пунктуальность, организованность, стрессустойчивость, коммуникабельность, вежливость. Помните, что зачастую секретарь – это связующее звено между различными подразделениями организации, от его профессиональных и личностных качеств может зависеть как настроение руководителя, так и комфорт, дружелюбная обстановка и порядок во всем .
Собеседование на секретаря проходит, как и любое другое собеседование:
1. Сначала (минут пять) – знакомство, беседа на отвлеченные темы.
2. Затем – Ваш краткий рассказ о себе.
3. Далее — вопросы интервьюера к Вам, описание новой должности;
4. В конце собеседования интервьюер, как правило, предлагает соискателю задать интересующие вопросы.
Вопросы на собеседовании для секретаря
Изучим несколько сложных, но распространенных ситуаций. Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Дата (число, месяц, год) написания жалобы. Более того в ответе банка содержатся не только данные о наличии счетов наследодателя, но и их размер, а также сведения о причитающихся компенсациях. Для военнослужащих Российской Федерации необходимо оформить рапорт и передать его в Министерство обороны, так как именно оно является непосредственным работодателем, а не воинская часть, где проходит военная служба.
Ваши действия. Используйте кейсы с элементами стресс-интервью. Что будете делать? Проверьте инициативность соискателя небольшой хитростью В ходе интервью уроните, например, колпачок ручки, проследите, захочет ли кандидат по своей инициативе Вам помочь. Большинство соискателей рассматривают эту позицию как стартовую. Поэтому обязательно надо уточнять во время собеседования, на что ориентирован кандидат. Если карьерный рост для данной позиции в компании не предусмотрен, необходимо выбрать кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной должности.
Вопросы на собеседовании при приеме на работу секретаря
Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь — лицо компании.
При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.
Собеседование секретаря
К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний. Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.
Здравствуйте!
Большое спасибо за статью. Она объясняет.. если не всё, то многое из того, через что я сейчас прохожу. У меня пока что два вопроса.
1. В конце собеседования меня спрашивают, остались ли у меня вопросы. Я не знаю, как мне отвечать на этот вопрос. Потому что у меня их действительно не остается. Когда менеджер по персоналу находит мое резюме, он мне звонит, описывает вакансию устно. Если он мне звонит после того, как я сама откликнулась на вакансию, то этот звонок уже является устным повтором всего того, что написано в описании вакансии. Когда я прихожу на собеседование, мне рассказывают все то же самое во второй/третий раз. Причем на собеседовании они сами рассказывают все в таких деталях, что я просто не знаю, о чем мне еще спросить. Возможно, это потому что я в первый раз ищу работу, и не знаю подводных камней, о которых надо спрашивать. Но пока что у меня к ним вопросов нет, и я вежливо отвечаю, что они и так все детально рассказали, благодарю их, и мы прощаемся. Иногда я пытаюсь «прикинуться дурой» и спрашивать то, о чем они уже рассказали, но другими словами. Но часто меня хватает лишь на один вопрос. Как же меня бесит, что собеседование действительно превращается в игру, своего рода экзамен. Есть правила, есть правильные ответы, а есть неправильные. И плевать на то, какой ты человек. Если ты ответил неправильно — стоп, следующий!
И второй вопрос. Он упоминался в статье про стрессовые интервью, но мне подобное попадается и на обычных.
Вопрос «А Вы конфликтный человек?». Это из той серии вопросов, на которые так и норовит ответить «А какого ответа Вы ждете? Вы же не думаете, что я Вам сейчас отвечу «Да, я конфликтная до жути, так и жажду со всеми поругаться». Елена, Вы намеренно не дали ответа на этот вопрос в той статье, но я Вас умоляю — подскажите, пожалуйста. Я в первый раз ищу работу, ищу ее вот уже 4-ый месяц, деньги кончаются, в долгах, как в шелках. Меня никуда не берут, и я больше не могу сидеть дома, банально потому что мне никогда не отдать этот долг. Я что-то делаю не так. И меня это ужасно бесит. Бесит, что я вполне нормальный, адекватный, вежливый человек, готова учиться и все такое, что 5 лет полировала стулья в универе ради того, чтобы сейчас столкнуться с тем, что идти придется чуть ли не на официантку. Да и то, возьмут ли?
11 вопросов на собеседовании, на которые нужно знать ответ
Отвечая на вопрос, почему ушли с предыдущего места работы, не говорите о конфликтах на прежней работе и не отзывайтесь плохо о своем начальнике или коллегах. Вас могут заподозрить в конфликтности и неумении работать в команде. Лучше вспомнить позитивные моменты из прошлого опыта, а причиной ухода назвать желание полной реализации своих способностей, стремление к повышению профессионального уровня и оплаты труда.
Вопрос о недостатках — достаточно каверзный. Выкладывать свои минусы как на духу не стоит. Назовите такие «недостатки», которые выглядят больше как достоинства. Например: придирчив к своей работе, не умею отстраняться от работы. А лучше всего сказать нейтрально: у меня, как и у всех, есть недостатки, но они никак не влияют на мои профессиональные качества.
Профессиональные требования к секретарю организации
2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсограмм, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.
4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.
Как пройти собеседование на секретаря
Первым делом посетите сайт компании, на должность секретаря в которую вы претендуете, и ознакомьтесь с информацией о работодателе и политикой компании, ее миссией, целями, сферой деятельности и т.п. Также еще раз внимательно изучите требования к вакансии, чтобы в случае вопроса о том, что же вас привлекло, вы смогли ответить на него. Заранее запишите все вопросы, которые вы будете задавать потенциальному работодателю. Стиль одежды естественно должен быть деловой. Ни в коем случае недопустимо опоздание на собеседование. Просьба рассказать о себе означает, что вы должны поделиться своим профессиональным опытом. Ведите себя непринужденно, будьте спокойны, уверены в себе, не зажимайтесь. Ни в коем случае не врите. Если вы не умеете работать с какой-то программой, то ваше вранье может потом выйти вам боком, если эта программа окажется основной на данной должности. То же самое относится и к знанию иностранного языка. Вряд ли вы сумеет овладеть им за несколько дней до выхода на работу. Ни в коем случае недопустимо негативно отзываться о бывшем работодателе и коллегах. Продумайте свой ответ о причинах, по которым вы решили уволиться с прежнего места работы. Также подготовьте заранее ответы на вопросы вроде «Ваши недостатки?» и «Готовы ли к переработкам?» И будьте готовы, что на собеседовании захотят проверить ваши знания и умения – как быстро вы печатаете, насколько хорошо ориентируетесь в компьютерных программах и т.п.
Секретарь на этапе знакомства с фирмой является ее лицом, но работа секретаря требует не только наличия приятной внешности и умения работать на компьютере и другой оргтехникой. Вообще все зависит от уровня фирмы, куда вы хотите устроиться на работу. Если фирма небольшая, то возможно вам придется совмещать функции секретаря и кадровика, а здесь уже требуются специфические знания. Неплохо было бы заранее познакомиться с внутрифирменными профессиональными стандартами.
При приеме соискателя на должность секретаря предъявляются требования не только к деловым, но и личным качествам. Секретарь должен иметь не только специальное образование (практически все работодатели требуют диплом вуза), но и продемонстрировать свои профессиональные навыки. Важное качество секретаря вы сможете продемонстрировать сразу же, если придете вовремя на собеседование. В любом случае на собеседование вам придется продемонстрировать свою хорошую память на имена и номера телефонов, свое умение вести разговоры по телефону, способность выполнять различные задания. Покажите уровень вашей организованности, способность вести документацию (знание прикладных программ). Способность держать документы в порядке очень ценится руководителем. В разговоре с будущим работодателем подчеркните такое ценное качество – как умение держать язык за зубами (когда это необходимо). Покажите свою осведомленность в том какие документы потребуются руководителю в командировке, как можно заказать билеты на самолет и как забронировать номер в гостинице.
Из личных качеств потребуется умение адаптироваться быстро в новом коллективе. Доброжелательность и вежливость работодатель оценит по вашей манере разговора на собеседовании и по вашим высказываниям о бывшем работодателе. К личным качествам, востребованным на данной работе, является коммуникабельность, ведь именно секретарю предстоит налаживать новые контакты.
Секретарь: о чём спрашивают на собеседовании
Скорее всего, собеседование будет проводить именно тот человек, с которым вам и придётся работать. Поэтому с самого начала ведите себя вежливо, позитивно и профессионально. Покажите, что работать с вами будет приятно.
- Расскажите о ваших навыках работы с компьютером. В каких программах вы чувствуете себя уверенно?
- Насколько хорошо вы управляетесь с многоканальным телефоном? Способны ли вы выдерживать громкий звук и поток телефонных звонков целый день?
- Наша компания придерживается принципов командной работы, которая ведёт к общим целям. Как вы себя ощущаете, работая в команде? Какие навыки вы можете добавить к нашему единому организму? Ответ:У меня отличные организационные навыки, которые помогут сократить время на выполнение каждой задачи. Я умею решать вопросы нестандартными способами, когда обычные уже не работают.
- Справитесь ли вы, если вам дадут в подчинение несколько сотрудников?
- В чем ваши сильные стороны и как они помогут вам на этой должности?
- В чем ваши слабые стороны?
- Как вы справляетесь со стрессом и давлением?
- Расскажите, как вам работалось с вашим предыдущим руководителем.
- Опишите ваши ежедневные обязанности на предыдущем месте работы.
- Что вы ожидаете от своего будущего руководителя?
- Насколько хорошо вы ладите с людьми?
- Дайте несколько примеров командной работы.
- Приходилось ли вам выполнять конфиденциальные просьбы своего руководителя? Как вы с ними справлялись? Насколько вам комфортны такие задачи?
- Насколько эффективно вы справляетесь с ежедневным расписанием своего шефа?
- Какие программы планирования задач и обмена сообщениями вы используете?
- Расскажите о своих достижениях на предыдущем месте работы.
- С какой скоростью вы печатаете? Оцените свой уровень грамотности.
- Какие процедуры безопасности вы выполняли при приёме доставок, посылок, почтовых отправлений?
- К вашему руководителю пытается попасть рассерженный или нежелательный посетитель. Ваши действия?
- Как вы распределяете приоритеты в звонках, посещениях, доставках?
- Насколько вы способны работать в режиме многозадачности? Дайте пример.
- Готовы ли вы работать сверхурочно, если понадобится? Ответ:Сейчас для меня карьера — приоритет номер один, поэтому не будет проблемы в том, чтобы потратить немного больше времени на это.
