Сроки хранения документов
Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.
В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы или органа государственной власти, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.
Хранение документов
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.
Перечни документов, подлежащих постоянному хранению
Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). М.:ВНИИДАД, 1996.
До настоящего времени разработаны были перечни одного вида — типовые. Это Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973), который, повторим, был ориентирован на документы государственной системы учреждений.
Документы временного и постоянного срока хранения
К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.
Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
Отличный секретарь
- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя дела;
- составление внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела.
Добрый день!
Помогите пожалуйста разобраться: в этом году составляю опись по личному составу за 2022 год.У меня возник вопрос в том, что дел уволенных за 2022 год у отдел кадров нет. Зато у них нашлись личные дела уволенных за 2022-2022 годов. Подскажите, как мне правильно оформить опись? (P.S. я работаю в госслужбе, кадры передают в архив личные дела уволенных через 10 лет).
Определение сроков хранения документов проводится по перечню
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.
Сроки хранения документов в организации: это важно знать
Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2022 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2022 N 03-33/пс.
- имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
- подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
- подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
- подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
- сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
- принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
- бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
- кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
- паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.
Новый перечень документов со сроками хранения: ответы на самые актуальные вопросы
Действуя в рамках правил архивной работы 1 , по итогам 2022 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2022 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2022 года.
Отмечу при этом, что если соблюдать регламентированные процедуры уничтожения не подлежащих хранению документов и дел (прежде всего в связи с истечением сроков их хранения), то они станут дополнительной защитой от совершения непоправимой ошибки, такой, как преждевременное уничтожение документов. Ведь перед их физическим уничтожением необходимо составить по установленной форме акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт (сводный по организации, составленный на основании актов, полученных из структурных подразделений) должен быть подписан лицом, проводившим экспертизу ценности документов (в организации это обычно служба делопроизводства, в составе которой находится архив, или лицо, ответственное за архив), рассмотрен на заседании экспертной комиссии и одобрен ею. Только после получения грифа одобрения экспертной комиссией акт может быть представлен на утверждение первому руководителю организации. Такой принцип «четырех глаз» (лицо, осуществившее экспертизу ценности документов в делопроизводстве, и экспертная комиссия) не позволяет «проглядеть» несанкционированное уничтожение документов, срок хранения которых, возможно, и увеличился в связи с утверждением нового Перечня.
Дела постоянного хранения
До того, как они будут переданы в общий архив организации, сформированные в папки дела могут оставаться на хранении в структурных подразделениях. После того, как практическая надобность в документах отпадет, дела передаются в архив по сдаточным описям структурных подразделений. Образец сдаточной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения предприятия приведен ниже.
Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. При этом в дела постоянного срока хранения, как правило, подшивают только те документы, которые должны храниться постоянно. Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.
Утвержден Перечень типовых документов организаций и срок хранения
Подзаконные нормативные правовые акты (нормативные правовые указы Президента Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Правительства Республики Казахстан, нормативные постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан и иных центральных государственных органов, нормативные правовые приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов, нормативные правовые приказы руководителей ведомств центральных государственных органов, нормативные правовые решения маслихатов, нормативные правовые постановления акиматов, нормативные правовые решения акимов и нормативные правовые постановления ревизионных комиссий):
Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра и его заместителей и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы)
Перечень документы постоянного срока хранения
1 Рекомендации по экспертизе ценности документов текущего делопроизводства партийных органов, организаций и учреждений КПСС, принятых на государственное хранение. Приложение 1 Перечень документов и дел рескома, крайкома, обкома КПСС, подлежащих постоянному и долговременному хранению в составе Архивного фонда Российской Федерации. Одобрены решением ЦЭПК при Роскомархиве, протокол от 20.04.92 (М.,1992)
1 На основании ФЗ от 25.10.2022 № 138-ФЗ «О внесении дополнений и изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения
Переписка с Президентом Республики Казахстан, Председателями палат Парламента Республики Казахстан и их заместителями, Государственным секретарем Республики Казахстан, Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан
Документы о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера (постановления, определения, акты, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка и другие документы)
Документы постоянного срока хранения
Организация архивации документов постоянного срока хранения — процесс достаточно сложный, и регулируется законодательством Российской Федерации. Поэтому все чаще руководители компаний обращаются к специалистам, которые имеют большой опыт работы в этой области. Решение передать обязанности по архивации документов постоянного срока хранения в руки профессионалов позволяет предотвратить многие ошибки и неприятности, связанные с наложением штрафных санкций.
Документы постоянного срока хранения следует оформлять согласно установленными правилам. Дела необходимо подшить, переплести, листы пронумеровать, обложку также следует оформить по всем реквизитам. Перед тем, как дело подшивается, из него удаляются все крепления из металла. Кроме того, в дело вкладывают чистый бланк-заверитель, после чего документ подшивают в твердую папке, для чего делается переплет или четыре прокола.
Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила
В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.
Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
Сроки хранения отдельных видов документов
Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.
