Перечень сроков хранения документов

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2022 г

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2022 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 43, ст. 4169; 2022, N 50, ст. 5280; 2022, N 49, ст. 6079; 2022, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2022 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 22, ст. 2583; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2022, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 25, ст. 3063), приказываю:

Перечень состоит из 12 разделов (по видам документов). Так, в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый — отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой — о работе с кадрами и т. д.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2022 году

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Хранение документов

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом

Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры от 31.07.2022 № 1182).

Это означает, что приказ или иной распорядительный акт компании, созданный в 2022 году и до этого, не может уничтожаться ранее сроков, предусмотренных перечнем-2022. А если аналогичное распоряжение оформляется в 2022 году и позднее, для определения срока его хранения необходимо руководствоваться перечнем-2022.

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2022 года)

_______________
* Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Перечень сроков хранения документов

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения

Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и документы по их рассмотрению (справки, заключения, переписка и другие документы)

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» копии настоящего приказа в бумажном и электронном виде на казахском и русском языках, заверенные электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, для официального опубликования в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

Перечень сроков хранения документов

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2022 г. № 140 утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Перечень устанавливает сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций Республики Беларусь. Применение Перечня является обязательным при проведении экспертизы ценности документов, составлении номенклатур дел организаций и т.д.

Бесплатная юридическая помощь

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома.
В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

2. В Перечень включены заголовки документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых государственными и негосударственными организациями (далее – организациями), независимо от их уровня и сферы деятельности.

Перечни документов со сроками хранения: назначение и структура

Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются при документировании управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному направлению или виду деятельности), выполняемых организациями независимо от их уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

• общие положения;
• собственно перечень, т.е. систематизированный список категорий и видов документов со сроками хранения (статей перечня);
• список сокращений;
• указатель видов документов, который составлен по алфавитному признаку (наиболее удобный в использовании вид указателя).

Хранение кадровых документов в 2022 году

При хранении кадровой документации следует учитывать ее социально-правовой характер и обеспечивать целостность, сохранность и достоверность каждого документа. Если документы хранятся в кадровой службе, необходимо отделить архивную часть помещения от места, в котором ведется прием посетителей. Самые ценные документы хранятся в сейфах и надежно запирающихся шкафах.

Во избежание штрафов и возможных рисков работодатель обязан соблюдать предписанный архивным законодательством порядок хранения кадровых документов в 2022 году. Нередко утрата или порча оригинала важного документа влечет негативные последствия для всей организации, особенно если речь идет о первичной документации. Если по какой-либо причине такой документ уничтожен, работодатель должен назначить комиссию по расследованию причин происшествия и принять все доступные меры по восстановлению утраченной информации.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов следует соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов.

Сроки хранения бухгалтерских документов очень важный фактор в делопроизводстве организации. Содержащаяся в документах информация может обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Перечень сроков хранения документов

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2022 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Утвержден Перечень типовых документов организаций и срок хранения

Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра и его заместителей и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы)

В соответствии с подпунктом 2-3) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения.