Первичные Документы При Сдаче Авансового Отчета 2022

Эксперт: Первичные Документы При Сдаче Авансового Отчета 2022

Отчитываясь по израсходованным суммам и возвращая оставшиеся средства, сотрудник составляет авансовый отчет, а бухгалтер его проверяет и заполняет оставшиеся строки. Пример заполнения авансового отчета в конце статьи.

В статье — пример авансового отчета, на который можно ориентироваться любой фирме в 2022 году, а также общие правила заполнения с пошаговой инструкцией. Работать можно с унифицированной формой, либо применять «авторский» бланк.

Первичные Документы При Сдаче Авансового Отчета 2022

В ситуации, когда работник тратился не только в пользу фирмы, но и для себя, и это отражено в одном документе (например, видно, из кассового чека), нужна объяснительная. Целесообразно иметь в бухгалтерии образец данного документа. И придется выделить все личные расходы. И включить в отчет для последующего возмещения (учета) только суммы, потраченные по целевому назначению. Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно.

Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки.
На оборотной стороне (в графах 2—4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 — суммы затрат. Если деньги сотрудник получал в инвалюте, он должен отразить сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. В графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 – счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графу 8 бухгалтер заполняет, если деньги сотрудник получил в валюте.

Изменения в авансовых отчетах в 2022 году

• название компании, где трудоустроен работник;
• Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
• выданная сумма;
• цели, для которых она предназначалась;
• перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
• размер остатка средств, если таковой имеется.

• не позднее трех дней с момента возвращения специалиста из командировки;
• в трехдневный период с даты окончания срока, на который выделялись денежные средства;
• в течение 3-х дней с момента возвращения специалиста из отпуска или больничного.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

• получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Документы к авансовому отчету в 2022 году

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Авансовый отчет: образец заполнения 2022

Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Сдать в бухгалтерию авансовый отчет работнику надо в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы подотчетные. Если на момент представления авансового отчета сотрудник болел, был в отпуске за свой счет или отсутствовал по другим уважительным причинам, он вправе отчитаться в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу (п. 4.4. Положения ЦБ РФ от 12.10.2022 № 373-П).

Новый список документов для авансового отчета в 2022 году

Если сотрудник пользовался жд транспортом (поездом) по электронному билету, то он должен пройти электронную регистрацию. Отметка об этом будет в билете “Пройдена электронная регистрация”. Если отметки нет – расходы принимать нельзя.

Если же продавец и после 1 июля 2022 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2022 № 54-ФЗ).

Виды документов для авансового отчета

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Форма АО-1

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Сдали чеки по авансовому отчету с опозданием 2022

После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия. 19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет.

Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ. Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

Первичные Документы При Сдаче Авансового Отчета 2022

В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел. В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются. Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.

Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2022 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

Авансовый отчет

Однако с 2022 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2022 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Заполняем авансовый отчет

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

Сроки оплаты авансового отчета

выдачи работнику денег под отчет на предстоящие расходы и расходы, связанные со служебными командировками, при использовании работником личных денежных средств для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах нанимателя. Авансовый отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией (ИП) самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам. К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (счета, кассовые и товарные чеки, карт-чеки или выписки по счету клиента и т.д.)

Я в компании молодой сотрудник. Работаю меньше года. Сейчас меня компания отправляет в командировку в другую страну. Денег на расходы не дают. Главный бухгалтер сказала, что внесет мои расходы в заработную плату в следующем месяце, после того как я ей представлю отчет по командировке. Уточнять ничего не стала, отправила с кабинета, ссылаясь на свою занятость. Теперь обращаюсь к Вам. Объясните мне доходчиво, что имела в виду главный бухгалтер, говоря «авансовый отчет о командировке»? В какие максимальные сроки я должен ей подать авансовый отчет на командировочные расходы, чтобы мне выплатили понесенные мною расходы на служебную командировку? Какие документы надо собирать, чтобы мои расходы заcчитали? приказ о направлении в служебную командировку; служебное задание для направления в командировку; командировочное удостоверение; отчет о выполнении служебного задания (заполняется сотрудником после командировки) Командировочное удостоверение необходимо всегда держать при себе.

Авансовые отчеты в 2022 году

Далее он заполняет левую таблицу. Отметим, что в таблице имеется место для отражения остатка по предыдущему авансу. Деньги не могут быть выданы до тех пор, пока не погашена имеющаяся задолженность. А значит, в указанной строке всегда будет прочерк.

Перерасход по подотчетным суммам можно выдать работнику из кассы. Тогда в авансовый отчет заносятся реквизиты расходного ордера. Если организация не работает с наличными и у нее нет кассы, деньги перечисляются на карту работника. Сделать это можно в день выплаты аванса или зарплаты, увеличив обычную выплату на сумму перерасхода.